Věděli jste, že až 90 % krizových plánů ve firmách a organizacích zcela selže hned v prvních minutách skutečné krize? Důvod je prostý: drtivá většina z nich nikdy neprošla reálným zátěžovým testem v praxi. Tedy situací, kdy najednou nejde elektřina, nefunguje internet a třetina vašeho týmu vůbec nedorazí do práce.
Měla jsem možnost zasednout ke stolu v rámci zážitkové simulace organizované platformou PřipravmeSe!, která spojuje Centrum pro informovanou společnost, Bezpečnostní centrum Evropské hodnoty a Prague Centre for Media Skills. Tato platforma propojuje špičkové experty z armády, státní správy, bezpečnostní komunity a krizového řízení s lídry českého byznysu. Cílem simulace bylo odhalit slabá místa dříve, než bude pozdě. Protože v dnešním světě, kde firmy čelí kombinaci logistických výpadků, sabotáží, kybernetických útoků, energetické nestability a dezinformací, už připravenost není nadstandard, ale základní podmínka pro fungování.
Iluze kontroly v podobě „Chceme výjimku!“ v realitě neobstojí
V simulaci jsem dostala roli zástupkyně Svazu průmyslu a dopravy v týmu „Podniky“, kde jsme společně s Hospodářskou komorou, AMSP, odbory a dalšími subjekty čelili fiktivnímu scénáři masivní eskalace a systémového kolapsu. Záměrně nebudu spoilerovat detaily děje, abych budoucím účastníkům nevzala zážitek, ale zaměřím se na to nejdůležitější – na celkem tvrdý střet našich manažerských očekávání s krizovou realitou.
První reflex firemního sektoru byl logický, ale v krizovém řízení velmi naivní. Začali jsme okamžitě vyjednávat se státem a krizovým štábem: „Chceme výjimky pro naše kamiony na dálnicích! Co za to dostaneme, když státu poskytneme naše logistické kapacity?“
Simulace nás však bleskově vyvedla z omylu. V momentě systémového otřesu se priority státu radikálně mění. Komerční zájmy jdou stranou, protože absolutní prioritu má armáda, integrovaný záchranný systém a zásobování základními potravinami a léky. Spoléháte na to, že státní hmotné rezervy zachrání váš podnik nebo že pro vás stát udělá výjimku? Neudělá. Většina firem zkrátka není na vrcholu prioritního žebříčku. Ponaučení číslo jedna tedy zní: Nespoléhejte na stát, mějte vlastní zásoby, vlastní zdroje a alternativní scénáře.
90 % krizových plánů selže hned na začátku, protože počítají s ideálními podmínkami.
40 % zaměstnanců nedorazí do práce, jakmile zkolabuje doprava a infrastruktura.
19 dní trvá v průměru obnova firemních dat po úspěšném kybernetickém útoku nebo výpadku.
75 % platebních transakcí zamrzne v první fázi velké systémové krize v důsledku paniky a technických chyb.
Pět lekcí pro management firem
Po samotné simulaci byl na závěr prostor na debrief, ze kterého shrnuji 5 faktorů, které management firem často přehlíží, přitom v krizi hrají zásadní roli.
Pravidlo jedné hodiny (Infrastruktura padá dřív než lidé)
Při plošném výpadku proudu nebo masivním kybernetickém útoku začnou mobilní sítě a internetové připojení kolabovat už po první hodině. Jak takový blackout probíhá a jaké jsou nejznámější příklady velkých blackoutů z minulosti se můžete dočíst například v článku Evropy v datech. Otázka pro váš management zní: Které komunikační kanály máte připravené pro fungování zcela offline? Pokud spoléháte výhradně na cloudové nástroje a mobilní telefony, během 60 minut ztratíte nad firmou jakoukoli kontrolu.
Logistická paralýza
Data ukazují, že až 40 % lidí vůbec nedorazí do práce, pokud zkolabuje doprava. V simulovaném scénáři byly klíčové dálniční koridory vyhrazeny výhradně pro vojenské a záchranné účely. Civilní doprava byla vytlačena na silnice nižších tříd a železnice ochromily sabotáže. Pokud vaše firma nemá nastavený model fungování s radikálně oslabeným personálem a narušeným dodavatelským řetězcem (nearshoring se v tomto světle stává zásadním prvkem pro přežití), provoz se velmi rychle zastaví.
Technologické pasti a kyberprostor
Mnoho firem žije v přesvědčení, že v případě kybernetického útoku jim pomůže NÚKIB nebo Policie ČR. Pravda je taková, že v době plošné krize státní kapacity nebudou stačit. Bezpečnost musíte řešit sami a preventivně. Druhým šokem byla diskuse o původu technologií. Máte v areálu levné čínské kamerové systémy nebo technologie od rizikových dodavatelů? V době konfliktu mohou útočníkům posloužit k naprosto přesnému zmapování vašeho zázemí a k vedení cílené sabotáže.
Překvapivý efekt Aktivních záloh
Spoléháte na své klíčové lidi, IT specialisty či krizové manažery? V České republice máme 4 982 členů Aktivních záloh. Uvědomuje si váš HR management, kdo z vašich zaměstnanců do nich patří? V případě eskalace budou tito lidé okamžitě povoláni státem. Ze dne na den tak můžete přijít o kritické experty, aniž byste měli připravený záskok.
Finanční zmrazení
Až 75 % platebních transakcí podle krizových modelů zamrzne v první fázi krize kvůli panice, runům na banky (překotnému vybírání vkladů z důvodu obavy z krize) a technické nestabilitě. Má vaše firma dostatečnou hotovost, diverzifikované bankovní účty a jasný plán, jak financovat provoz a platit lidi, když standardní toky peněz přestanou ze dne na den fungovat?
„Společenská odolnost stojí na funkčním trojúhelníku mezi státem, občanskou společností a soukromým sektorem. V Česku sice máme aktivní neziskový sektor, ale byznys zatím zůstává tím nejméně zapojeným vrcholem. Pokud chtějí firmy nadále rozvíjet svůj byznys a fungovat v bezpečném a předvídatelném prostředí, musí se začít aktivně zajímat o věci veřejné,“ říká Andrea Michalcová, spoluzakladatelka platformy PřipravmeSe! a ředitelka Centra pro informovanou společnost a dodává, že přesně to bylo důvodem organizování simulací platformy PřipravmeSE! „Modelujeme reálné krizové scénáře na území ČR, abychom ukázali, jaké fatální dopady mohou mít na české firmy. Největším rizikem pro ně totiž často nejsou samotné vnější události, ale kritické závislosti, které si management v běžném provozu vůbec neuvědomuje – ať už jde o fixaci na jediného dodavatele, jeden IT systém, nebo pár klíčových lidí. Krize tyto skryté slabiny odhalí bezprecedentní rychlostí. Jediným způsobem, jak jim předejít, je systémové propojení a společná příprava.“
Lidský faktor: Největší riziko i pomoc
Jakmile se vyvolá panika, lidé instinktivně ucpou ulice. Ve snaze zabezpečit své rodiny totiž spoustu lidí napadne opustit velká města. Nejbezpečnějším místem se ale v době krize stává domov. Ať už lidé zůstanou ze strachu doma nebo se vydají na cestu mimo město, do práce nepřijdou. Firmy tak budou muset fungovat s výrazně oslabeným personálem. V rámci simulace nás napadlo obrátit se na neziskový sektor, aby nám poskytl dobrovolníky. Nicméně nenapadlo to pouze nás, stejnou poptávku měl také stát a kraje. Na nevládní organizace a dobrovolníky byl vyvíjen velký tlak a kapacity rozhodně nestačily. Firmy by proto měly už předem promyslet, zda a jak budou pomoc dobrovolníků potřebovat a jak ji koordinovat.
Krizová komunikace managementu (interní i externí) nesmí v chaosu selhat. Měla by stát na pěti pilířích:
- Blízkost: Komunikuje ten, kdo je problému nejblíže.
- Zodpovědnost: Mluví ten, kdo problém reálně řeší.
- Kontinuita: Využívají se obvyklé a předem dohodnuté kanály.
- Rychlost: Informace musí proudit dříve, než prostor zaplní fámy.
- Koordinace: Podniky musí vědět, jak mohou přispět k tomu, aby se oficiální krizová komunikace státu šířila dál a tlumila paniku.
Rozdíl mezi firmou, která v chaosu dál funguje, a tou, která tápe, není v existenci geniálního krizového plánu na papíře. Je v natrénovaných rolích, předpřipravených scénářích a pravidelném cvičení lidí. „Stát, firmy i občané hrají v krizi a připravenosti na ni každý svou roli a žádný ji neodehraje za ostatní. Pro byznys to znamená přestat čekat, co udělá stát, a začít se ptát, čím sám přispěje – vlastními zásobami i tím, jak v nejistotě promluví ke svým lidem dřív, než to za něj udělají fámy. Protože výpadek proudu nebo systému je jen technický problém. Krize z něj udělá až okamžik, kdy lidé nevědí, co se děje, a místo informací dostanou ticho,“ říká Jan Paťawa, zakladatel Institutu pro krizovou komunikaci KRIT.
Odolnost jako nová udržitelnost
V kontextu udržitelnosti často mluvíme o ekologické stopě, energiích nebo ESG strategiích. Tato krizová simulace mi však ukázala, že novou a naprosto klíčovou dimenzí udržitelnosti je bezpečnostní odolnost.
Dobře zvládnutá krize a investice do pravidelných simulací a přípravy jsou mnohonásobně levnější než následná mitigace fatálních škod. Nemusíme propadat panice, ale je načase zbavit se iluzí. Skutečná příprava začíná tím, že si v managementu položíme nepříjemné otázky a vyzkoušíme si odpovědi nanečisto. Dříve, než se fiktivní scénář stane realitou.
Pokud si chcete krizi natrénovat i ve vaší firmě, podívejte se na web www.pripravmese.cz.